Privacy Statement Move on recruitment

Dit is de Privacy Statement (Privacyverklaring) van Move on recruitment.

In deze Privacy Statement lees je welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen en waarom.

Heb je vragen over deze Privacy Statement, e-mail dan naar renee@move-on-recruitment.nl

Onze Privacy Statement

Wij vinden het belangrijk dat er heel zorgvuldig wordt omgegaan met gegevens van onze kandidaten en klanten. Daarom verzamelen en gebruiken wij persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is om het werk voor jou als kandidaat of klant goed uit te voeren. We verzamelen persoonlijke gegevens om de volgende redenen:

  • zodat we je per e-mail informatie kunnen sturen over onderwerpen waarover jij hebt aangegeven meer te willen weten;
  • zodat we je via social media of de telefoon kunnen benaderen met informatie of aanbiedingen waarvan wij verwachten dat we je kunnen helpen;
  • zodat we contact met je kunnen opnemen nadat je een contactaanvraag hebt ingevuld.

Jouw gegevens zullen we alleen met andere partijen zoals de Belastingdienst, banken en de Kamer van Koophandel delen wanneer jij jouw toestemming hiervoor aan ons hebt gegeven. In sommige gevallen worden wij bij wet verplicht jouw gegevens door te geven. In zo’n geval zullen we eerst aan jou laten weten dat dit verzoek is gedaan.

Waar we jouw gegevens voor gebruiken

We gebruiken jouw gegevens om de volgende redenen:

  • om er zeker van te zijn dat jij het bent;
  • om je met de juiste titel te kunnen aanspreken;
  • om na te kunnen gaan of je 16 jaar of ouder bent, zodat je volgens de wet bevoegd bent om met ons een overeenkomst aan te gaan;
  • om met je te kunnen communiceren, bijvoorbeeld bij klachten of vragen;
  • om de betalingen te kunnen verwerken en onze financiële administratie bij te kunnen houden;
  • om bezoekersstatistieken te kunnen analyseren en de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren.

Wanneer wij jouw gegevens gebruiken en verzamelen (de rechtsgronden)

We mogen jouw gegevens volgens de wet gebruiken en verzamelen in de volgende gevallen:

  • wanneer jij hiervoor toestemming hebt gegeven;
  • wanneer jouw gegevens benodigd zijn voor het opmaken van de overeenkomst tussen jou en ons bedrijf en/of One Payroll (de organisatie die de backoffice voor ons is en via wie de loonadministratie en -verwerking plaatsvindt);
  • wanneer de gegevens nodig zijn om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen waar wij verantwoordelijk voor zijn;
  • wanneer de gegevens nodig zijn voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van iemand anders;
  • wanneer wij een commercieel belang hebben om meer inzicht te krijgen in de gebruikers van onze website en in de wensen van onze klanten en kandidaten.

Welke gegevens ben jij verplicht aan ons te geven?

Je bent verplicht jezelf te identificeren door je rijbewijs, ID-kaart of paspoort te laten zien. Wil je dit niet, dan kunnen wij geen wettige overeenkomst sluiten.  

Wie krijgen jouw gegevens van ons?

In principe geven wij jouw gegevens aan niemand tenzij jij ons dit vraagt. Dit kan zijn:

  1. jouw toekomstige werkgever, onze klant;
  2. jouw toekomstige werknemer, onze kandidaat;
  3. een intermediair via wie jij een nieuwe baan hebt gekregen;
  4. One Payroll (de organisatie die de backoffice voor ons is en via wie de loonadministratie en -verwerking plaatsvindt);
  5. de Belastingdienst;
  6. een bank.

Wij geven jouw gegevens niet door aan organisaties die buiten de EER vallen (de Europese Economische Ruimte). Jouw gegevens worden alleen op servers opgeslagen die binnen de EER staan.  

Wij ontvangen geen gegevens over jou van andere partijen.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Soort gegevens Bewaartermijn
NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer

Bij dienstverband op basis van uitzenden of payroll

Zoals al jij wilt. We verwijderen jouw gegevens alleen als je ons hierom vraagt

De verwerker One Payroll schermt de ID-gegevens van ons af na plaatsing.

Zij bewaren jouw ID-bewijs gegevens 7 jaar zoals verplicht volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht

Bij overeenkomst diensten:

Factuurgegevens, administratie, transactiegegevens en overige financiële gegevens

7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht, of 10 jaar bij onroerend goed
Accountgegevens (gebruikersnaam, wachtwoorden) Gedurende de tijd dat jij jouw account hebt
Correspondentie Gedurende de tijd dat jij een overeenkomst met ons hebt en tot 7 jaar daarna, of 10 jaar bij onroerend goed
Reviews Gedurende de tijd dat de review relevant is

Wie kunnen jouw gegevens inzien?

In onze overeenkomst staat aangegeven wie jouw gegevens kan inzien. Wanneer er een nieuwe medewerker komt die over jouw gegevens gaat, zullen we je hierover inlichten.

Wat gebeurt er met jouw gegevens als onze samenwerking stopt?

Wanneer onze samenwerking is beëindigd, kunnen we op jouw verzoek je gegevens vernietigen of naar jou overzetten. Wanneer wij met One Payroll als backoffice een payroll-/uitzendovereenkomst met jou hebben, dan zal One Payroll het dossier wel 7 jaar moeten bewaren volgens de wet.

Wanneer wij elkaar hebben ontmoet en jij ons jouw gegevens hebt gegeven omdat jij graag bemiddeld wilt worden voor een nieuwe baan, bewaren we jouw gegevens in een goed beveiligde digitale omgeving totdat jij ons vraagt deze te verwijderen. Hierdoor kunnen we altijd nog contact met je kunnen opnemen wanneer die droombaan waarover je ons vertelde, ineens voorbij komt. Dan zullen we je direct bellen om te vragen hoe het nu met je gaat en of je voor je droombaan wilt gaan.

Dit zijn jouw rechten

Wat jij gerechtigd bent te doen met betrekking tot de gegevens die we van jou verzamelen en bewaren:

  • je kunt altijd inzage en een kopie vragen van jouw gegevens;
  • je kunt altijd informatie ontvangen over hoe we jouw gegevens verwerken;
  • je kunt altijd incorrecte gegevens laten corrigeren;
  • je kunt altijd onvolledige informatie compleet maken, kijkend naar de redenen waarvoor we die verzamelen en/of gebruiken;
  • je kunt in bepaalde gevallen verzoeken om jouw gegevens te laten verwijderen;
  • je kunt in bepaalde gevallen jouw gegevens laten ‘beperken’;
  • je kunt in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
  • je kunt jouw toestemming weer terugtrekken voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
  • je kunt altijd vragen of wij de gegevens die we van je verzameld hebben willen bundelen, zodat jij die aan iemand anders kunt geven. Wij zullen hierin doen wat technisch mogelijk is;
  • je kunt altijd een klacht indienen bij een bevoegde privacy-toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Neem gerust contact met ons op wanneer je van jouw rechten over je gegevens gebruik wilt maken. Er zijn gevallen waarin wij jouw verzoek mogen weigeren. Als dat zo is, zullen we je altijd uitleggen waarom we dit moeten doen. Bijvoorbeeld omdat we bij gebrek aan jouw gegevens de overeenkomst met jou niet meer kunnen uitvoeren. Dit zullen we jou dan toelichten.

Voor inzage in jouw gegevens kun je contact met ons opnemen. Onderaan onze nieuwsbrief kun je je altijd eenvoudig afmelden voor het ontvangen van deze berichten.

Dit is hoe we jouw gegevens beveiligen

Wij beveiligen jouw gegevens op de volgende manieren:

  • meervoudig versleutelde opslag van persoonsgegevens;
  • persoonlijke toegangscodes;
  • overeenkomsten met partijen die voor ons jouw gegevens opslaan.

Dit doen wij bij een datalek

We stellen je zo snel mogelijk op de hoogte, ten minste binnen 48 uur. Vervolgens kun jij een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij pakken direct de oorzaak van het datalek aan, door maatregelen te treffen naar onze subverwerker (degene die jouw gegevens voor ons opslaat). Hiervan zullen we jou op de hoogte blijven houden.

Wie is er aansprakelijk?

Als jij je niet aan de AVG houdt, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de schade. In onze algemene voorwaarden staat gedefinieerd waar wij aansprakelijk voor zijn.

Wordt deze Privacy Statement weleens aangepast?

Ja, dat is mogelijk. Deze Privacy Statement is opgesteld in mei 2018. We hebben het recht om deze aan te passen, maar als het een belangrijke wijziging betreft, zullen we jou dit via een e-mail melden.

Heb je vragen of klachten?

Heb je vragen of klachten over hoe wij jouw gegevens gebruiken of over deze privacy statement, dan ontvangen we die graag schriftelijk. Je kunt je brief richten aan Monique Veldhoen, Move on recruitment, Molenveldlaan 150a, 6523 RN, Nijmegen. Je kunt je e-mail richten aan renee@move-on-recruitment.nl